Procedury odbiorowe odporne na pandemię

Pytania dotyczące procedur, które w normalnych okolicznościach mają oczywiste odpowiedzi, podczas epidemii mogą rodzić pewne wątpliwości. Taką procedurą jest odbiór mieszkania. Czy procedury odbiorowe zmieniły się w obliczu obecnych okoliczności, związanych z pandemią koronawirusa? Jak wyglądały wcześniej, i jakie środki ostrożności wprowadziliśmy w tym obszarze? Możecie również zapytać, jak w możliwie największym stopniu usprawnić odbiór mieszkania? Niektóre zalecenia bowiem są uniwersalne, mogą mieć zastosowanie zarówno do okresu bieżącego kryzysu, jak i do odbiorów odbywających się dotychczas.

Zacznijmy od tego, jak odbiory wyglądają w ujęciu ogólnym. W Nickel Development zajmuje się tym Biuro Obsługi Klienta (BOK). Po podpisaniu umowy deweloperskiej przechodzicie pod jego opiekę i z nim się kontaktujecie – nie z działem sprzedaży. BOK odpowiada również za przeprowadzanie odbiorów wewnętrznych. Zatem, w momencie gdy odbieracie mieszkanie, macie pewność, że nasi pracownicy przeprowadzili już wcześniej procedurę jego odbioru – dzięki temu sprawdzamy wszystko 2 razy.

Co pozwala na rozpoczęcie odbiorów?

Sama procedura odbiorowa zaczyna się od powiadomienia klienta o gotowości lokalu do jej przeprowadzenia. Odbiory odbywają się po zakończeniu prac i po wydaniu pozwolenia na użytkowanie przez Urząd Nadzoru Budowlanego. Wyjątkiem są tu domy jednorodzinne, takie jak te na Gościńcu, na Osiedlu Księżnej Dąbrówki. Tu wystarczy zaświadczenie, które jest dokumentem nieco mniej skomplikowanym od wyżej wymienionego pozwolenia.

W kolejnym kroku ustalamy z wami pasujący obu stronom termin, który jest dodatkowo potwierdzany. W trakcie odbioru spisujemy protokół w dwóch egzemplarzach – jedna dla was, druga dla nas. Od daty jego podpisania, zgodnie z ustawą deweloperską, wykonawca ma 30 dni na usunięcie usterek. Po upływie tego okresu odbywa się ponowny odbiór i wydanie lokalu w posiadanie.

BHP nie tylko podczas epidemii

W zasadzie kształt procedur odbiorowych w erze pandemii nie zmienił się. Jednakże, zgodnie z obowiązującymi zaleceniami Ministerstwa Zdrowia, nie organizujemy odbiorów w grupach większych niż 2-osobowe. Zachowujemy wszelkie zasady bezpieczeństwa – w trakcie odbioru każda osoba obecna na miejscu korzysta z maseczek i rękawiczek – jednak zalecamy by w procedurze brała udział 1 osoba, w ewentualnym towarzystwie inspektora. Oczywiście w toku procedury odbiorowej osoby biorące w niej udział zachowują 2-metrowe odstępy

Dodatkowo, BOK pozwala również klientom na zorganizowanie wizyty na budowie, jeszcze zanim lokal będzie do odbioru gotowy – jednak tutaj potrzebna jest dodatkowo zgoda generalnego wykonawcy. Jeśli taka wizyta się odbywa, istotne jest przestrzeganie budowlanych zasad BHP. W czasie wizyty każda osoba zobowiązana jest do korzystania z odzieży ochronnej. Ważne jest również, by na budowie zjawić się nie w klapkach, a w zakrytym obuwiu, odpowiednio chroniącym stopy.

BHP istotne jest także w zakresie procedur odbiorowych – i chodzi tu nie tylko o zalecenia i uwarunkowania związane z epidemią COVID-19. Odbiory odbywają się często w niewykończonych budynkach – na klatce schodowej może nie być balustrady i poręczy.

Należy unikać więc obecności dzieci podczas odbioru – nie tylko w kontekście epidemii, jednak w obecnych okolicznościach „dystansowania społecznego” jest to szczególnie istotne. Stan epidemii sprawia, że nawet „zwykłe” wypadki mogą być dla obciążonej służby zdrowia kłopotem.

Im mniej uczestników, tym lepiej

Zadania pracownikowi BOK nie ułatwia sytuacja, w której osoby biorące udział w odbiorze ‘rozpierzchną się’ po całym mieszkaniu i równocześnie będą wskazywać usterki. Przedstawiciel dewelopera jest jeden i jest w stanie odnotować uwagi tylko jednego klienta na raz. Im mniejsza grupa bierze udział w procedurze odbiorowej – tym sprawniej ona przebiega.

Od powyższej reguły są jednak wyjątki. Jednym z nich jest sytuacja, gdy klient na miejsce odbioru przyprowadza swojego inspektora. Dla nas, to sytuacja dobra – osoba taka bowiem zadaje pytania rzeczowe i merytoryczne. Dzięki temu łatwiej będzie nam przekazać odpowiednie uwagi generalnemu wykonawcy.

Inspektor zewnętrzny może okazać się przydatny również w sytuacji, gdy nie jesteście pewni na co zwrócić uwagę w toku procedury odbiorowej. Warto jednak pamiętać, że obecność inspektora nie jest konieczna. Wykrycie ewentualnych usterek na jak najwcześniejszym etapie leży również w naszym interesie jako dewelopera – wtedy o poprawki prosimy generalnego wykonawcę. Jeżeli usterki pojawią się później, już po odbiorze mieszkania, proces ich usuwania jest już procedurą gwarancyjną, z różnych względów mniej dogodną.

Co jest usterką, a co nie?

Istotne przy odbiorach są usterki takie jak pęknięcia ścian, tynków, czy też posadzek. Należy jednak zaznaczyć – te są naturalne. Budynek, wbrew pozorom, szczególnie na początku swojego istnienia, nie jest sztywną bryłą. Musi się „ułożyć”, a jego struktura pracuje – i jest to naturalna przyczyna wystąpienia takich pęknięć. W czasie odbioru wewnętrznego, następującego czasami pół roku, lub więcej przed spotkaniem z klientem, możemy odnotować inne uszkodzenia, właśnie z uwagi na dynamiczny charakter zmian strukturalnych w danej konstrukcji.

Zwracamy uwagę na to, by zgłaszane usterki miały odpowiedni poziom zasadności – jeżeli rysę na szkle okna widać z odległości 2 metrów, wtedy – nie ma wątpliwości, powinna być ona zgłoszona jako element wymagający poprawki. Jeżeli jednak rysa widoczna tylko pod światło lub przez szkło powiększające – to już kwestia indywidualnych ustaleń, choć raczej trudno uznać to za usterkę.

Ostatnią kwestią, która jednak jest bardzo istotna, to standardowe rzuty instalacyjne, którymi dysponują klienci. Odbierając mieszkanie sprawdźcie, czy układ elementów instalacji elektrycznej czy rur w mieszkaniu zgadza się z projektem, który ustaliliście. Jeżeli w ramach tego projektu wprowadzaliście jakieś zmiany, sprawdźcie, czy te mają odzwierciedlenie w rzeczywistości. Ze względu na zobowiązania, jakie ma wobec nas wykonawca, na etapie odbioru możemy zlecić mu wprowadzenie odpowiednich poprawek. Później, wprowadzanie zmian wiąże się z uruchomieniem procedur gwarancyjnych, a czasem będzie zwyczajnie niemożliwe.

W naszym Biurze Obsługi Klienta pracują 3 osoby oraz dyrektor. W razie potrzeb, związanych z większym obciążeniem pracą, również bierze udział w podejmowanych czynnościach. Biuro zajmuje się odbiorami, ale nie tylko – naszym zadaniem jest również wprowadzanie zmian lokatorskich, na przykład w rzutach instalacyjnych. Pozostajemy również w kontakcie z klientem po podpisaniu umowy deweloperskiej – w ciągu miesiąca od jej podpisania nabywca lokalu ma prawo do wprowadzania zmian. My tłumaczymy i wyjaśniamy co jest możliwe, a co nie. Im wcześniej zasygnalizujecie swoje preferencje, tym większe możliwości dostosowania lokalu będą możliwe. Przykładem może tu być zrealizowana przez nas inwestycja, gdzie na życzenie klienta zmodyfikowany został projekt ścian nośnych tak, by umożliwić połączenie dwóch mieszkań w jeden, większy apartament. Warunkiem jest tutaj jednak odpowiednio wczesny termin zgłoszenia takich preferencji. Jesteśmy otwarci na potrzeby i pomysły klienta – powinniście jednak sygnalizować je tak szybko, jak to możliwe.

--
autor:
Maciej Dropik
Biuro Obsługi Klienta Nickel Development